Seorang Salesman rata-rata menjual beberapa jenis barang dan memiliki pelanggan yang cnkup banyak. Khususnya mereka yang bergerak di bidang distribusi barang-barang konsumen. Wilayab distribusi tersebut berisi sekian banyak pelanggan dengan karakter yang berbeda. Barang-barang yang dijual salesman juga memiliki karakteristik yang bervariasi. Karenanya Salesman harus memiliki data-data yang lengkap agar dapat dengan sempurna mengcover wilayah distribusi yang menjadi tanggung jawabnya.
Beberapa adalah data-data yang harus dikuasai dan dimiliki Salesman antara lain:
1. Daftar Pelanggan atau Customer List
2. Jadwal Kunjungan. per Minggu atau Weekly Visiting Schedule
3. Kartu pelanggan atau Customer Card (sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya)
4. Price List & Kompetitor Price List
5. Sales Record dalam berbagai versi
Daftar Pelanggan
Adalah sebuah daftar yang mencantumkan seluruh pelanggan yang dimiliki dan discover oleh Salesman di suatu daerah distribusi tertentu. Dalam daftar tersebut dicantumkan antara lain: “Marna Outlet, Nama Pemilik, Alamat lengkap, No. telp/Hp, Type Outlet dan Keterangan yang bisa diisi dengan Estimasi Potensi dan Produk-produk yang biasa dijual. Dengan memiliki Daftar Pelanggan ini Salesman dapat membuat estimasi penjualan atau Forecast Sales setiap bulan yang biasanya diminta oleh manajemen. Daftar ini juga berguna sebagai sumber data untuk membuat jadwal kunjungan setiap minggu. Pada saat perpindahan atau rotasi Salesman daftar ini sangat berguna bagi Salesman yang mendapatkan daerah barn untuk mengenali daerah maupun pelanggan yang ada di dalamnya. Daftar pelanggan menunjukkan berapa banyak jumlah pelanggan yang aktif maupun pasif di daerah distribusi Anda. Dengan daftar ini Salesman juga bisa membandingkan atau mengukur berapa jauh distribusi produk-produknya dibandingkan dengan potensi wilayah yang sesungguhnya.
Jadwal Kunjungan per Minggu
Adalah sebuah daftar yang memuat pelanggan-pelanggan mana saja yang akan dikunjungi Salesman dalam satu minggu.Jadwal ini merupakan bagian dari rencana kerja Salesman. Jadwal ini juga seolah-olah sebuah rute kunjungan (Rute Visit) Salesman. Dalam membuat Rute Visit ini Salesman mempertimbangkan Jarak setiap Pelanggan dan waktu tempuh untuk sampai dilokasi pelanggan. Hal ini Karena adanya faktor kepadatan lalu lintas yang berbeda pada setiap daerah dan waktu. Pada pagi hari lalu lintas biasanya lebih padat dan waktu tempuh menjadi lebih lama. Salesman juga mempertimbangkan kebutuhan berapa Kali seorang pelanggan harus dikunjungi dalam sebulan. Pelanggan yang potensial membutuhkan frekuensi kunjungan lebih banyak daripada pelanggan yang lebih kecil.
Salesman juga mempertimbangkan waktu yang tepat untuk mengunjungi setiap pelanggan. Seorang pelanggan mungkin lebih senang dikunjungi pada pagi hari, lainnya lagi lebih senang dikunjungi pada sore hari. Demikianlah Salesman memperhitungkan berbagai faktor dalam menyusun jadwal mingguannya. Rute atau jadwal yang baik adalah jadwal yang mengcover suatu daerah tertentu dengan seluruh pelanggan yang ada di dalamnya sorta menyesuaikan kebutuhan pelanggannya. Rute yang baik diharapkan dapat memberikan efisiensi waktu dan menghasilkan volume atau transaksi yang maksimal.
Kartu Pelanggan
Kartu pelanggan adalah sebuah kartu yang dibuat khusus untuk mencatat kegiatan perusahaan dengan seorang pelanggan tertentu. Kartu ini berisi setiap tanggal di mana transaksi terjadi dan apa saja produk yang dibeli pelanggan serta berapa nilai pembeliannya. Daftar ini merupakan track-record setiap pelanggan. Pelanggan dan salesman sulit mengingat-ingat apa saja transaksi yang sudah dibuatnya Karena dia bertransaksi dengan ratusan supplier. Demikian pula supplier atau salesman bertransaksi dengan ratusan pelanggan. Karena itu daftar ini menjadi sangat berguna untuk bahan diskusi dengan pelanggan tentang recordnya dan bagaimana meningkatkan transaksi tersebut. Secara rinci ‘Kartu pelanggan’ sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya dari buku ini.
Price List dan Competitor’s Price
Perusahaan menjual produk-produknya yang terdiri dari banyak item, Karena itu dibutuhkan sebuah daftar yang memuat harga-harga dari setiap item yang dijual. Daftar ini mempermudah pelanggan maupun Salesman mengingat harga setiap item. Untuk item-item yang cepat terjual memang relatif mudah diingat tetapi item-item yang lambat terjual biasanya sulit diingat.
Salesman juga harus tahu harga-harga dari produk pesaing. Hal ini berguna sebagai perbandingan dengan produk sendiri. Salesman dan Pelanggan juga perlu mengetahui dengan jelas harga-harga agar dapat menjelaskannya kepada konsumen bila diperlukan. Dengan informasi tentang harga produk kompetitor maka Salesman dapat mengajukan usulan kepada pimpinannya sebesar apa diskon yang harus diberikan kepada pelanggan tertentu.
Sales Record dalam Berbagai Versi
Sales Record atau Catatan Penjualan adalah sebuah tabel yang memuat angka-angka penjualan Salesman dalam berbagai fokus atau versi. Pembuatan sales record menurut produk-produk yang terjual pada periode tertentu. Pembuatan sales record juga bisa berdasarkan pelanggan-pelanggan yang bertransaksi dalam kurun waktu tertentu. Pembuatan sales record ini penting bagi salesman untuk menganalisis apa yang terjadi dalam beberapa minggu atau bulan dan mengapa terjadi demikian? Tentu saja hal ini juga penting bagi salesman untuk merencanakan kegiatan selanjutnya.
Pembuatan Sales record menurut pelanggan yang bertransaksi penting untuk menganalisis potensi setiap pelanggan dan akhirnya menentukan bagaimana Salesman harus memperlakukan beberapa pelanggan tertentu. Sales record menurut produk-produk yang terjual juga penitng untnk menentukan fokus usaha salesman pada produk yang memang diunggulkan dalam perencanaan. Demikianlah salesman kemudian dapat mengatur fokus kerjanya pada minggu berikutnya. Pelanggan mana yang akan difokuskan dan produk apa yang akan dipromosikan dan sebagainya. Melalui pembuatan sales record ini salesman juga dapat mengamati mengapa terjadi hal demikian. Misalnya mengapa seorang pelanggan tidak membeli atau produk tertentu tidak berjalan sesuai rencana? Sales record ini melengkapi Salesman dengan beberapa pengetahuan di pasar yang situasinya memang sulit diprediksi.
